【文山人才网】如何做好员工访谈
日期:2018-12-27 浏览

有朋友问:我是一名私企的HR经理,今年9月份刚入职,最近总经理听说公司老员工负面情绪较多,没有输出的沟通渠道,因此想让我有针对性的进行面谈,同时做好总结汇报。然而对于关于面谈的内容,我却没有太多的思路,也不知道该如何汇报比较好。如何做好老员工访谈,并向老板汇报?

员工访谈是公司收集员工相关信息的有效途径。员工访谈的形式可以分成单独面谈和团体面谈两种。有的人认为员工访谈很简单,不就是找员工坐下来聊天嘛。这样操作往往导致员工访谈的最终结果是无效的。有人认为员工访谈很难,不知道从何聊起。


实际上,实施员工访谈有一套规范的操作流程,这套通用流程适用于几乎任何形式的员工面谈。

1.面谈前的准备

面谈开始之前,我们要明确出员工面谈的目标究竟是什么,事先准备和目标相关的有关的资料和面谈问题。同时,我们需要和被面谈人约定好时间和地点,让被面谈人也做好准备。对面谈的提前安排能够有效防止面谈过程中可能产生的各项干扰。

2.面谈的开场白

面谈开场的时候,我们需要解释这次面谈的目的,说明这次面谈想要达成的目标,争取被面谈人的充分理解。如果过程中我们需要做一些笔记,可以提前向被面谈人说明。整个面谈的开场要注意采用较友好的方式,营造一个较为宽松的环境,去除彼此间的偏见。


3.获得被面谈人的应答

在面谈过程中,我们要引导整个面谈的过程。如果被面谈人偏离主题,我们要及时把对方带回当下的主题。要给对方充分的思考时间,充分考虑后再作答。我们面谈的目的是挖掘“事实”,所以我们在面谈的时候要注意区分“观点”和“偏见”。


4.澄清被面谈人的疑虑

有时候不论我们如何提前造势,被面谈人对面谈的理解始终和我们是存在差异的。这时候,我们要充分使用提问和倾听的技巧。如果发现被面谈人对这次面谈存在不清楚的部分,我们要及时澄清,防止造成误会。


5.结束面谈

当面谈结束的时候,我们要核查一下是否已获得了所有的信息。询问被面谈人是否还有话要说。我们要总结关键信息,并告知被面谈人我们下一步可能会采取的行动。同时感谢对方为面谈投入的时间和努力。


6.必要的反馈

面谈过程中可能存在要在一定时间内给被面谈人反馈的信息,在面谈结束之后,我们要及时了解情况,争取在最短的时间内给被面谈人反馈。


在员工面谈的时候,根据要求的不同,可以将员工面谈的方式分为两种。

1.提问式:提出问题要求回答。比如,请问……

2.陈述式:直接要求被访人就某一方面问题进行陈述。比如,请告诉我……


根据提问问题的性质和方式不同,提问可以分为两种。

1.开放式提问:对回答内容完全不限制,给被访者自由发挥的空间。比如,对这个问题,你是怎么想的?

2.封闭式提问:回答通常是“是”或“否”,或者其他给定的选项。比如,你觉得公司这样做对不对?


根据提问问题的内容和时机的不同,提问可以分为四种。

1.探究式:对同一个问题进行追问,以获得全面、透彻的了解。比如,你觉得这件事好不好?为什么?

2.连接式:对一个问题上下游的、或有关联的其他问题进行追问。比如,你觉得这件事这样的,那么另一件事你觉得应该怎么样呢?

3.澄清式:对有疑问的问题进行复述以确认自己准确地理解了被面谈人想表达的意思。比如,你刚才说的意思是这样的,我理解的对吗?

4.总结式:在被面谈人基本完成陈述后,总结其陈述内容,予以确认并追问是否有遗漏。比如,你刚才的说的东西一共有……这些,你还有什么需要补充的吗?


在做员工访谈的时候,我们要注意避免以下四种不好的提问方式。

1.诱导性问题。比如,我觉得公司这样做挺好的,是为了员工着想,你觉得是吧?

2.连珠炮式问题。比如,你觉得这件事好吗?你确定吗?为什么不好?你真的想好了吗?有什么理由?

3.多选式问题。比如,你觉得这件事应该是按天、按周、按月、按季度还是按年?

4.偏见式陈述。比如,我觉得这件事就非常不好,那件事就挺好的。


对员工访谈之后的汇报工作,应该注意这么几点。

1.客观统计

员工访谈的目的是了解员工的意见,而不是我们认为员工的意见应该是什么。所以统计汇报的内容应当客观反映员工意见,不要加入主观的因素。

2.结论为先

汇报的时候先说结论,然后再说得出这个结果的过程。如果有时间,可以详细说明一下员工访谈过程中,比较有代表性的意见或建议。

3.带着方案

员工访谈的最后,通常多多少少的会发现一些问题。这些问题的有的能够被改善,有的很难被改善,这时候要分清楚主次,定好先后,制定解决方案。